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A dispersão da informação na era do conhecimento

Vivemos em uma época, na qual existem infinitas informações disponíveis em infinitos sites, blogs, intranets, redes sociais. Como lidar com tudo isto? E as empresas como lidam com tanta informação? Como nós ficamos em meio a este caos?

Além desta infinidade de informações temos também dados postados nestes suportes sem total confiabilidade.
Somos bombardeados diariamente com avisos por e-mails, boletins, nos quais se informam que tal informação se encontra no site X, a outra informação pode ser localizada na intranet Y, uma outra informação poderá ser acessada no blog Z. Como nossa mente lida com tudo isto? Conseguimos gerenciar todos estes possíveis caminhos para acessar as mais diversas informações do nosso cotidiano pessoal e profissional?
Será que estamos mais informados ou mais confusos?
Imagine-se proprietário de uma rede de lojas, supermercados, espalhadas em diversos municípios. Imagine que, ao invés de mandar uma circular por dia ou por semana, opte por mandar diversos e-mails por dia para informar as diversas equipes sobre as rotinas de trabalho, prazos, orientações sobre atividades de cada filial. Quais as chances de algumas informações se perderem?
Pesquisando sobre o assunto, encontrei algumas informações interessantes, que compartilho aqui, desta forma poderemos entender a necessidade premente de racionalizar a informação, seja em uma pequena, média ou grande empresa.
Segundo Greewood, referido por Cautela e Polioni (1982), "A informação é considerada como o ingrediente básico do qual dependem os processos de decisão", mas se, por um lado, uma empresa não funciona sem informação, por outro, é importante saber usar a informação e aprender novos modos de ver o recurso informação para que a empresa funcione melhor, isto é, para que se torne mais eficiente. Assim, quanto mais importante for determinada informação para as necessidades da empresa, e quanto mais rápido for o acesso a ela, tanto mais essa empresa poderá atingir os seus objectivos.
Após esta fala de um especialista no assunto, faço mais uma pergunta para pensarmos no caso hipotético da gestão da informação em uma rede de empresas. Como acessar rapidamente determinada informação em uma caixa de e-mail lotada de mensagens de todos os tipos?
Quais seriam as opções para socializar as informações, mas sem causar uma “overdose” de mensagens diárias, semanais?
Não precisa reinventar a roda, porque as soluções já existem. Já são utilizadas em outros locais, em outras empresas, instituições. Quais seriam elas?
Poderia se operacionalizar, por exemplo, um comunicado diário com as principais informações para as filiais. Este documento poderia ter qualquer nome: comunicado, circular, rede, informativo... O nome não importa, o que importa é organizar as informações, em um único documento, torná-las mais acessíveis aos destinatários, otimizar o tempo deles, pois com apenas um ou dois comunicados por dia, não perderiam seu tempo abrindo o correio eletrônico, poderiam utilizá-lo, o tempo, com outras tarefas importantes para a empresa ou instituição.
Por que melhorar a comunicação? Como ela precisa ser?
Em um site pesquisado se aborda a importância da melhoria da comunicação interna, que precisa atender aos 5 Cs, quais sejam:
- Conceito: a comunicação deve ser ágil, seguir um planejamento estratégico e ter uma linha editorial;
- Temas: a comunicação interna serve para transmitir aos funcionários mudanças operacionais e estratégias feitas na empresa, informações administrativas, ações da empresa e participação da companhia no mercado. Pode ainda tratar de assuntos ligados a responsabilidade social, meio ambiente e eventos culturais. Há empresas que reservam espaço para notícias dos próprios funcionários;
- Responsáveis: o ideal é que o setor de Recursos Humanos participe da ação de comunicação, mas o responsável deve ser um profissional de Relações Públicas. Os gestores do negócio também devem estar envolvidos no processo;
- Canal de comunicação: são diversos os meios que as empresas podem utilizar para implantar seu sistema de comunicação para os funcionários. Os mais utilizados são jornais, revistas, informativos, intranet, quadro mural e vídeos;
- Pequenas empresas: a comunicação não é privilégio de grandes empresas. As empresas menores também podem implantar projetos de comunicação, como, por exemplo, promover encontros entre funcionários e criar pequenos informativos.”

Nosso foco, a comunicação da empresa com suas filiais, também pode ser melhorada, adaptando-se os cinco Cs. Acredito que o principal, no caso hipotético, seja tornar a informação ágil, acessível, comunicar a todos as mudanças ou orientações diversas do cotidiano da Empresa ou da Instituição.
Não pretendo neste texto esgotar o assunto, pois é um tema vasto, que poderá ser retomado em outros momentos.
A ideia foi refletirmos sobre a importância da informação na Era do conhecimento e o acesso a ela. Mais uma vez retomo uma das perguntas: ela está facilmente acessível e organizada nas diferentes instituições?
Aqueles que quiserem opinar sobre o tema, convido-os a fazerem isto no link comentários, logo abaixo desta postagem.

Fontes:
Imagem disponível: http://infoqplan.blogspot.com.br/2013/08/a-importancia-da-comunicacao-interna.html

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