Vivemos
em uma época, na qual existem infinitas informações disponíveis em infinitos
sites, blogs, intranets, redes sociais. Como lidar com tudo isto? E as empresas
como lidam com tanta informação? Como nós ficamos em meio a este caos?
Além
desta infinidade de informações temos também dados postados nestes suportes sem
total confiabilidade.
Somos
bombardeados diariamente com avisos por e-mails, boletins, nos quais se
informam que tal informação se encontra no site X, a outra informação pode ser
localizada na intranet Y, uma outra informação poderá ser acessada no blog Z.
Como nossa mente lida com tudo isto? Conseguimos gerenciar todos estes
possíveis caminhos para acessar as mais diversas informações do nosso cotidiano
pessoal e profissional?
Será
que estamos mais informados ou mais confusos?
Imagine-se
proprietário de uma rede de lojas, supermercados, espalhadas em diversos municípios.
Imagine que, ao invés de mandar uma circular por dia ou por semana, opte por
mandar diversos e-mails por dia para informar as diversas equipes sobre as
rotinas de trabalho, prazos, orientações sobre atividades de cada filial. Quais
as chances de algumas informações se perderem?
Pesquisando
sobre o assunto, encontrei algumas informações interessantes, que compartilho aqui,
desta forma poderemos entender a necessidade premente de racionalizar a
informação, seja em uma pequena, média ou grande empresa.
“Segundo
Greewood, referido por Cautela e Polioni (1982), "A informação é
considerada como o ingrediente básico do qual dependem os processos de
decisão", mas se, por um lado, uma empresa não funciona sem informação,
por outro, é importante saber usar a informação e aprender novos modos de ver o
recurso informação para que a empresa funcione melhor, isto é, para que se
torne mais eficiente. Assim, quanto mais
importante for determinada informação para as necessidades da empresa, e quanto
mais rápido for o acesso a ela, tanto mais essa empresa poderá atingir os seus
objectivos.”
Após
esta fala de um especialista no assunto, faço mais uma pergunta para pensarmos
no caso hipotético da gestão da informação em uma rede de empresas. Como
acessar rapidamente determinada informação em uma caixa de e-mail lotada de
mensagens de todos os tipos?
Quais
seriam as opções para socializar as informações, mas sem causar uma “overdose” de mensagens diárias,
semanais?
Não
precisa reinventar a roda, porque as soluções já existem. Já são utilizadas em
outros locais, em outras empresas, instituições. Quais seriam elas?
Poderia
se operacionalizar, por exemplo, um comunicado
diário com as principais informações para as filiais. Este documento
poderia ter qualquer nome: comunicado, circular, rede, informativo... O nome
não importa, o que importa é organizar as informações, em um único documento, torná-las
mais acessíveis aos destinatários, otimizar o tempo deles, pois com apenas um
ou dois comunicados por dia, não perderiam seu tempo abrindo o correio
eletrônico, poderiam utilizá-lo, o tempo, com outras tarefas importantes para a
empresa ou instituição.
Por que
melhorar a comunicação? Como ela precisa ser?
Em
um site pesquisado se aborda a importância da melhoria da comunicação interna,
que precisa atender aos 5 Cs, quais sejam:
“- Conceito: a comunicação deve ser ágil, seguir um planejamento estratégico e ter
uma linha editorial;
- Temas: a comunicação interna serve para transmitir aos funcionários mudanças
operacionais e estratégias feitas na empresa, informações administrativas,
ações da empresa e participação da companhia no mercado. Pode ainda tratar de
assuntos ligados a responsabilidade social, meio ambiente e eventos culturais.
Há empresas que reservam espaço para notícias dos próprios funcionários;
- Responsáveis: o ideal é que o setor de Recursos Humanos participe da
ação de comunicação, mas o responsável deve ser um profissional de
Relações Públicas. Os gestores do negócio também devem estar envolvidos no
processo;
- Canal de comunicação: são diversos os meios que as empresas
podem utilizar para implantar seu sistema de comunicação para os funcionários. Os mais utilizados são jornais, revistas,
informativos, intranet, quadro mural e vídeos;
- Pequenas empresas: a comunicação
não é privilégio de grandes empresas. As empresas menores também podem
implantar projetos de comunicação, como, por exemplo, promover encontros entre
funcionários e criar pequenos informativos.”
Nosso foco, a comunicação da
empresa com suas filiais, também pode ser melhorada, adaptando-se os cinco Cs.
Acredito que o principal, no caso hipotético, seja tornar a informação ágil,
acessível, comunicar a todos as mudanças ou orientações diversas do cotidiano
da Empresa ou da Instituição.
Não pretendo neste texto
esgotar o assunto, pois é um tema vasto, que poderá ser retomado em outros
momentos.
A ideia foi refletirmos
sobre a importância da informação na Era do conhecimento e o acesso a ela. Mais
uma vez retomo uma das perguntas: ela está facilmente acessível e organizada
nas diferentes instituições?
Aqueles que quiserem opinar
sobre o tema, convido-os a fazerem isto no link comentários, logo abaixo desta
postagem.
Fontes:
Imagem disponível: http://infoqplan.blogspot.com.br/2013/08/a-importancia-da-comunicacao-interna.html
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